GENDARMES DE SEGURIDAD LTDA., con NIT.: 800.042.2676-8, sociedad legalmente constituida conforme con las leyes de la República de Colombia, con domicilio en la ciudad de Bogotá, D.C., con oficinas principales en la Carrera 58 No. 90-60, número telefónico (601) 7423171, la cual, en adelante, se denominará la Compañía, es una compañía comprometida con la protección de toda información que pueda asociarse o relacionarse con personas determinadas o determinables (los datos personales), a la cual tiene acceso en el desarrollo de su objeto social.
En caso de que cualquier persona tenga cualquier clase de solicitud relacionada con sus datos personales que reposan en las bases de datos de la Compañía, deberá comunicarlo a través de la cuenta de correo electrónico pqrs@gendarmes.co.
En ese orden de idea, se le recuerda a todos los grupos de interés, tales y como por ejemplo, pero sin limitarse a proveedores, clientes y trabajadores, que la ley 1581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales", y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, son las normas mediante las cuales se desarrolla en Colombia, el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas, "datos personales", en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política y demás normas que modifiquen, adicionen o deroguen las normas mencionadas.
Por lo anterior, los datos personales que la Compañía pueda llegar a recibir, recolectar o acceder, incluyen el nombre, datos de identificación y de contacto, o cualquier otro que pueda entregarse en virtud de contratos o acuerdos que la Compañía celebre con terceros, tales y como, por ejemplo, pero sin limitarse a clientes, proveedores o contratistas, así como también cuando por disposición legal la Compañía deba conocer el dato personal, tal y como es el caso de la normatividad contable, laboral y tributaria.
El principal propósito de esta Política es que cualquier persona cuyos datos personales hayan sido entregados en virtud de cualquier tipo de relación o motivo, conozca los tratamientos a los que serán sometidos dichos datos personales, cuando haya sido autorizada de manera previa, libre, informada y expresa el tratamiento de estos, o en virtud de estipulación contractual o legal. En el mismo sentido, en esta Política se da a conocer cuáles son los derechos que le asisten a las personas cuyos datos personales reposan en las bases de datos de la Compañía, cómo se pueden hacer efectivos y a quién debe acudir cuando tenga alguna consulta, inquietud, queja, reclamo o solicitud en relación con los mismos.
La Compañía está comprometida con la adopción de estándares de seguridad y calidad para que la información de las personas que haya sido entregada a la Compañía sólo sea tratada para las finalidades para las cuales fue recolectada, en virtud de la autorización legal o contractual existente.
Esta Política se aplicará a todo tratamiento de datos personales ocurrido en el territorio colombiano por parte de la Compañía o por aquellos terceros con los que la Compañía acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relativa a, o relacionada con, el Tratamiento de Datos Personales, de los cuales la Compañía es responsable. Así mismo, esta Política pretende ser aplicable a terceras personas con quienes la Compañía suscriba contratos para la Transmisión o Transferencia de Datos Personales con el fin de que tales personas conozcan las obligaciones que les aplicarán cuando traten Datos Personales por cuenta o en nombre de la Compañía.
Los datos personales que la Compañía conozca o llegue a conocer de un tercero, en virtud de cualquier clase de relación comercial, laboral, o cualquier otra, serán utilizados para el desarrollo de diferentes fines tales como comerciales, promocionales, estadísticos, laborales, tributarios, contables, control de ingreso, entre otros; salvo que en el contrato, acuerdo, o en el acto de autorización de manejo de datos personales, se disponga un uso o destinación diferente de los datos personales recolectados.
La Compañía, a la fecha de generación de la presente Política, cuenta con las siguientes bases de datos en las que actúa como responsable y encargado del tratamiento:
Descripción: Se maneja toda la información de los trabajadores y sus familiares o beneficiarios: empleados activos, y empleados desde el año 1999 que se encuentran retirados hasta por 20 años.
Contenido: Nombres y apellidos, documento de identificación, estado civil, dirección de residencia, fecha de nacimiento, salario, datos familiares, fecha de vinculación y desvinculación, cargo, grupo sanguíneo y datos académicos.
Finalidad: Administración de personal y cumplimiento de la normatividad del Código Sustantivo del Trabajo, gestión de pagos de nómina y seguridad social.
Recolección: Contratos laborales, hoja de vida del participante, proceso de selección, entrevista y formularios de afiliación a entidades del Sistema Integral de Seguridad Social.
Descripción: Información que la Compañía recopila de sus proveedores y contratistas de bienes y servicios.
Contenido: Nombres, apellidos, número de identificación tributaria, teléfono, dirección, régimen de tributación, domicilio, correo electrónico y teléfonos de contacto.
Finalidad: Establecer relaciones comerciales para el suministro de bienes y servicios, y cumplir con la normatividad contable, comercial y tributaria.
Recolección: Datos enviados por proveedores/contratistas interesados, y el "Formato de Vinculación para persona jurídica o natural".
Descripción: Datos recolectados por la Compañía en relación con sus clientes.
Contenido: Nombres y apellidos, documento de identificación, régimen de tributación, números de contacto, correo electrónico, dirección y ciudad.
Finalidad: Mantener relaciones comerciales, fidelizar clientes, medir calidad del servicio, y cumplir normas contables y tributarias.
Recolección: El "Formato de Vinculación para persona jurídica o natural" o la página web www.gendarmesdeseguridad.com, para los servicios de escolta y acompañamiento al deporte.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos: conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Compañía o los Encargados; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado respecto al uso que se ha dado a sus datos personales; presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley; revocar su autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos — en ese caso la Compañía seguirá tratando el dato únicamente para dar cumplimiento a esa normatividad (ej. laboral, contable o tributaria).
El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta Política que motiven nuevas consultas. Para consultas más frecuentes, la Compañía podrá cobrar los gastos de envío, reproducción y certificación de documentos.
Los Titulares podrán ejercer sus derechos mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original, o cuando la petición se realice vía correo electrónico, indicando de forma clara el número de su cédula, cédula de extranjería o pasaporte.
La Compañía ha dispuesto el Área de Quejas y Reclamos, responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con Datos Personales — incluyendo solicitudes de actualización, conocimiento o supresión de datos personales, y solicitudes de prueba de la autorización otorgada.
Datos de contacto del área encargada: Dirección física Carrera 58 No. 90-60, Bogotá, D.C., teléfono 601 7423171; dirección electrónica pqrs@gendarmes.co.
Consultas: la Compañía dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representantes y/o apoderados formulen consultas sobre sus datos personales. Antes de atender la solicitud se validará la identidad del Titular o su representante (cédula de ciudadanía o documento original, poderes si aplica). La respuesta se enviará dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción; si no es posible atenderla en ese plazo, se informará el motivo y una nueva fecha, que en ningún caso superará cinco (5) días hábiles adicionales.
Reclamos: formulados por el Titular, sus causahabientes, representantes o apoderados, por vía física o electrónica, guardando siempre prueba de la consulta y su respuesta. Para asuntos laborales: g.humana@gendarmes.co o Carrera 58 No. 90-60, Bogotá D.C., dirigido al Departamento de Recursos Humanos. Para cualquier otra solicitud: pqrs@gendarmes.co o la misma dirección física.
El reclamo debe contener nombre y documento de identificación del Titular, descripción de los hechos y el objetivo perseguido (actualización, corrección, supresión o cumplimiento de deberes), dirección y datos de contacto, y la documentación que el reclamante quiera hacer valer. Si está incompleto, la Compañía requerirá al reclamante una sola vez dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes; si no se completa dentro de los dos (2) meses siguientes, se entenderá desistido.
Mientras el reclamo esté en trámite se incluirá en la base de datos una leyenda "reclamo en trámite" junto con el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles desde su recibo; si no es posible, se informará la demora y una nueva fecha, que en ningún caso superará ocho (8) días hábiles adicionales.
Esta Política empezó a regir a partir del dos (2) de mayo de dos mil veintidós (2022). Los datos personales almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la base de datos de la Compañía durante el tiempo necesario para los fines mencionados en esta Política y para los cuales fueron recolectados, en virtud del criterio de temporalidad.
Esta Política podrá ser modificada en cualquier momento por la Compañía; cualquier modificación sustancial será comunicada previamente a los titulares a través de la página web o mediante correo electrónico, siempre que la Compañía tenga esa información en su poder. Puede consultarse esta Política en www.gendarmesdeseguridad.com.
Revisada y aprobada en Bogotá, 18 de septiembre de 2024.
Gendarmes de Seguridad Ltda. Vigilancia y seguridad privada desde 1987, con licencia de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. NIT 800.042.276-8.
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